Obecní zpravodaj vzniká v několika krocích, které se s každým číslem opakují. Když je máte popsané a rozdělené mezi konkrétní lidi, číslo vyjde včas a bez oprav na poslední chvíli. Postup níže funguje pro měsíčník i pro čtvrtletník.
1. Rozhodněte, co a pro koho děláte
- Periodicita. Vyberte takovou, kterou redakce zvládne dlouhodobě. Zpravodaj, který vychází pravidelně a včas, je pro čtenáře užitečnější než ambiciózní, ale opožděný.
- Rozsah a formát. Tištěná brožura se skládá z archů, takže počet stran bývá násobkem čtyř. Formát (často A4 nebo A5) i papír ovlivňují cenu tisku, proto je dohodněte s tiskárnou předem.
- Role. Určete, kdo je šéfredaktor, kdo čte texty jazykově, kdo dělá sazbu a kdo číslo schvaluje (starosta, rada, redakční rada).
2. Stanovte termíny dopředu
Pevné datum uzávěrky podkladů, korektur, schválení a odevzdání do tiskárny napište do kalendáře na celý rok. Autoři se tak naučí, kdy co posílat. Vzorové rozložení najdete v článku Harmonogram vydání zpravodaje.
3. Sbírejte podklady na jednom místě
Největší ztráty času vznikají tam, kde články chodí e-mailem od deseti lidí a fotografie po messengeru. Domluvte jednoduchá pravidla:
- Text posílat jako obyčejný dokument bez složitého formátování.
- Fotografie posílat zvlášť, v originální velikosti, s popiskem a jménem autora.
- Stanovit rozsah příspěvku a datum uzávěrky. Pozdní příspěvek jde do dalšího čísla.
- Mít jedno místo, kde je vidět, co už dorazilo a co chybí.
4. Pročtěte a opravte texty
Každý text by měl projít alespoň jedním dalším čtenářem. Pomoci mohou i nástroje, které navrhují opravy pravopisu a typografie, ale o výsledné podobě textu má rozhodovat člověk. Sjednoťte také psaní jmen, názvů akcí, dat a čísel; pomůže článek Typografie obecního zpravodaje.
5. Vysázejte číslo
Sazbu zvládne obec sama z hotových šablon, nebo ji svěří grafikovi. V obou případech platí totéž: jednotná mřížka, stejné styly nadpisů a pečlivá kontrola, že se text vejde. Přetékající text a fotografie s malým rozlišením je lepší najít před schválením než po tisku.
Rozdíly obou cest popisují stránky Vlastní sazba a Spolupráce s grafikem.
6. Nechte číslo schválit
Schvalovat by se mělo jedno konkrétní znění. Ať se připomínky sbírají přímo na stránkách, nebo v seznamu, každý schvalovatel musí vidět stejnou verzi a redakce musí vidět, co je vyřešeno. Určete, kdy se kolo připomínek uzavírá.
7. Odevzdejte do tisku
Tiskárna obvykle chce tiskové PDF se spadávkou a ořezovými značkami. Přesné parametry (spadávka bývá kolem 3 mm, barevný profil, forma odevzdání) si vždy vyžádejte od konkrétní tiskárny a ověřte na zkušebním čísle.
8. Rozneste a uložte
Domluvte roznos s předstihem. Hotové PDF a použité podklady uložte tak, aby je šlo za rok najít, třeba pro archiv obce nebo pro dotaz čtenáře.
Kontrolní seznam před odesláním do tisku
- Všechny články jsou ve schválené podobě a jsou podepsané.
- Fotografie mají popisky, autory a dostatečné rozlišení.
- Texty se vejdou a nepřetékají.
- Kontakty, data a časy akcí jsou zkontrolované.
- Číslo schválila osoba, která za něj odpovídá.
- Tiskové PDF odpovídá požadavkům tiskárny.
Sazeč tyto kroky spojuje v jednom nástroji. Jak to vypadá, najdete v části Jak to funguje.