Termíny je nejlepší počítat zpětně: od dne, kdy má mít čtenář zpravodaj ve schránce. Tabulka ukazuje příklad pro měsíčník. Dny jsou kalendářní a vztahují se k roznosu, který označujeme jako den R. Je to jen vzor, vlastní termíny upravte podle své tiskárny, zasedání rady a dovolených.
| Kdy | Co se uzavírá | Kdo za to odpovídá |
|---|---|---|
| R − 28 dnů | Plán obsahu čísla, rozdělení témat autorům | Šéfredaktor |
| R − 21 dnů | Uzávěrka podkladů: články, fotografie, inzerce | Autoři, inzerenti |
| R − 18 dnů | Jazyková korektura textů | Redaktor, korektor |
| R − 14 dnů | První verze sazby | Redakce nebo grafik |
| R − 10 dnů | Připomínky a schválení čísla | Schvalovatelé, šéfredaktor |
| R − 7 dnů | Zapracování oprav, závěrečná kontrola | Redakce |
| R − 6 dnů | Odevzdání tiskového PDF do tiskárny | Šéfredaktor |
| R − 5 až R − 1 | Tisk a doprava | Tiskárna |
| R | Roznos | Obec, doručovatel |
Na co si dát pozor
- Délka tisku. Doba od odevzdání po dodání se liší tiskárna od tiskárny, na jaře a před Vánoci bývá delší. Zeptejte se dopředu a rezervu připočtěte.
- Zasedání rady a zastupitelstva. Pokud číslo schvaluje rada, naplánujte schvalování tak, aby se termín potkal s jejím zasedáním.
- Pozdní příspěvky. Dohodněte jedno pravidlo a držte ho. Kdo dodá po uzávěrce, jde do dalšího čísla, jinak se posunou všechny další termíny.
- Dovolené. Letní a vánoční čísla plánujte o týden dřív.
- Rezerva. Jeden až dva dny mezi schválením a odevzdáním ušetří nervy, když se objeví poslední oprava.
Jak termíny hlídat
Termíny pro celý rok zveřejněte autorům i inzerentům a v kalendáři redakce připojte připomenutí několik dní předem. Ve Sazeči mají termíny uzávěrky, sazby, korektury, schválení, tisku i roznosu vlastní plán, jak je vidět na stránce Funkce.
Celý postup od plánu po tisk shrnuje článek Jak vytvořit obecní zpravodaj.